PCPM - logo Polskie Centrum Pomocy
Międzynarodowej

 

 

Call Center Manager – Kierownik_czka Call Center

The PCPM Foundation is implementing humanitarian aid projects targeted at refugees from Ukraine who found shelter in Poland since the beginning of the war.

 

Funded by UNICEF, The Polish Center for International Aid (PCPM) is launching a Hotline to assist Ukrainian families and Polish educational institutions with inquiries related to the education of Ukrainian children in Poland. The Hotline’s launched with the aim to:

  • Strengthen the capacity of national systems to respond to refugee information requests on accessing education services
  • Support increased enrolment of refugee learners into Polish educational institutions
  • Strengthen the feedback and complaint resolutions for refugees seeking information on continuing learning opportunities for children
  • Identify gaps and challenges in refugees’ access to education.

As the Call Center Manager, you will manage inquiries of Polish municipal education offices and educational institutions as well as serve as a back-office support to the hotline operators in formulating responses to inquiries from parents of children seeking enrolment or already enrolled with Polish educational institutions. Ok; it will be both handling calls and emails.

As part of the job duties, you will perform the following tasks:

  • Receive inquiries and complaints and ensure that they receive a timely and effective support.
  • Formulate response to inquiries and provide information to the enquiries in the written form.
  • Under the supervision of the Deputy project coordinator ensure smooth daily operations of the call center.
  • Provide your services with complete impartiality regardless of race, religion, nationality, political opinion, sex, or gender and ensure that the project implemented with PCPM does not include any activities intended to promote a specific religious or political faith or persuasion.
  • Handle inquirers in a professional manner in accordance with PCPM code of conduct.
  • Record inquiries according to the established procedures. Maintain inquiries` logs in order and up to date.
  • Maintain confidentiality of any sensitive information with public or third parties and with respect to Data Protection.
  • Provide regular reports to the line manager (daily, weekly, and monthly) according to established procedures.
  • Promptly report any difficulties encountered (including employee compliance with the code of conduct).
  • Monitor and report on challenges and contribute to the improvement of existing procedures.

You will normally work from 9 AM to 5 PM, 5 days a week in the modern and professionally equipped Call Center venue in the heart of Warsaw. Occasional overtime can occur to manage urgent inquiries.
We offer a job contract of 4 months with the possibility of extension for another 6 months (based on the interim assessment of Call Center results).

You will receive a competitive compensation, with all taxes paid according to Polish tax legislation by PCPM. As a prospective candidate you shall be ready to start with the job from July 29 and possess:

  • Higher education
  • Excellent PC skills
  • Teamwork and organizational skills
  • Strong interpersonal competencies & service orientation
  • Readiness and ability to sustain the pressure of an emergency context
  • Fluency in written and spoken Polish
  • Good command (working knowledge) in written and spoken Ukrainian/Russian or English

We offer a job opportunity in the field that responds to the most crucial needs of Ukrainians who received shelter in Poland and an opportunity to develop your career in the humanitarian aid sphere.

Please send your CV with the #CaLLCenterManager before July 25, 2022, to [email protected]
We will contact all short-listed candidates.

***

Kierownik_czka Call Center

Fundacja PCPM realizuje projekty pomocy humanitarnej skierowane do uchodźców z Ukrainy, którzy od początku wojny znaleźli schronienie w Polsce. Polskie Centrum Pomocy Międzynarodowej (PCPM), przy wsparciu finansowym UNICEF-u, uruchamia Infolinię, która ma pomóc rodzinom oraz ukraińskim i polskim placówkom oświatowym w uzyskaniu informacji na temat edukacji dzieci ukraińskich w Polsce.

Infolinia jest uruchamiana w celu:

  •  Wzmocnienia zdolności systemów krajowych do reagowania na zapytania uchodźców dotyczące dostępu do usług edukacyjnych
  •  Usprawnienia procesu rekrutacji uczniów-uchodźców do polskich instytucji edukacyjnych
  •  Dostarczania informacji zwrotnej i rozwiązywania potencjalnych problemów z jakimi zgłaszają się uchodźcy szukający możliwości kontynuowania nauki swoich dzieci
  • Identyfikowania potencjalnych problemów w dostępie uchodźców do edukacji

Jako Kierownik/czka Centrum Obsługi Telefonicznej będzie Pan/Pani udzielał(a) odpowiedzi na pytania z lokalnych placówek oświatowych a także służył(a) jako wsparcie (back office) dla operatorów infolinii w formułowaniu odpowiedzi na zapytania od rodziców dzieci starających się o przyjęcie lub już zapisanych do polskich placówek oświatowych. Praca będzie w większym stopniu polegała na obsłudze maili, w mniejszym na obsługiwaniu połączeń.

W ramach obowiązków służbowych będzie Pani/Pan wykonywać następujące zadania:

  •  Przyjmowanie pytań i skarg oraz doradztwo w sprawie rozwiązywania potencjalnych problemów
  •  Udzielanie odpowiedzi na zapytania w formie pisemnej
  •  Zapewnienie sprawnego codziennego funkcjonowania call-center pod nadzorem zastępcy koordynatora projektu
  •  Świadczenie swoich usług z pełną bezstronnością bez względu na rasę, religię, narodowość, poglądy polityczne oraz płeć
  •  Obsługiwanie pytających w sposób profesjonalny zgodnie z kodeksem postępowania PCPM
  •  Rejestrowanie zapytań zgodnie z ustalonymi procedurami
  •  Zachowanie poufności wszelkich danych wrażliwych
  •  Dostarczanie regularnych raportów zastępcy koordynatora projektu (dziennych, tygodniowych i miesięcznych) zgodnie z ustalonymi procedurami.
  • Niezwłoczne zgłaszanie wszelkich napotkanych problemów (w tym nieprzestrzeganie przez pracowników kodeksu postępowania) w celu poprawy istniejących procedur

Będzie Pan/Pani pracować w godzinach 9-17, 5 dni w tygodniu w nowoczesnym i profesjonalnie wyposażonym Call Center w Warszawie. W sytuacjach nagłych możliwe jest wydłużenie godzin pracy.

Oferujemy umowę o pracę na okres 4 miesięcy z możliwością przedłużenia o kolejne 6 miesięcy (na podstawie okresowej oceny wyników Call Center).

Otrzyma Pan/Pani z konkurencyjne wynagrodzenie, z wszystkimi podatkami odprowadzanymi zgodnie z polskim prawem podatkowym przez PCPM.

Jako potencjalny kandydat powinien/powinna Pan/Pani być gotowy/-a do rozpoczęcia pracy od 29 lipca i posiadać:

  •  Wykształcenie wyższe
  •  Doskonałe umiejętności obsługi komputera
  •  Umiejętność pracy w zespole i zdolności organizacyjne
  •  Silne kompetencje interpersonalne
  •  Gotowość do pracy w warunkach stresowych i pod presją czasu
  •  Płynna znajomość języka polskiego w mowie i piśmie
  •  Dobra znajomość (wiedza robocza) języka ukraińskiego/rosyjskiego lub angielskiego w mowie i piśmie

Oferujemy możliwość pracy w obszarze odpowiadającym na najbardziej kluczowe potrzeby Ukraińców, którzy otrzymali schronienie w Polsce oraz możliwość rozwoju kariery w obszarze pomocy humanitarnej.

Prosimy o przesłanie CV z dopiskiem #CaLLCenterManager do 25 lipca 2022 r. na adres [email protected]

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi Kandydatami.