PCPM - logo Polskie Centrum Pomocy
Międzynarodowej

 

 

Koordynator/ka ds. operacyjnych/operation officer

Fundacja PCPM od początku wojny realizuje projekty pomocy humanitarnej i wspiera osoby dotknięte kryzysem oraz uchodźców z Ukrainy, którzy znaleźli schronienie w Polsce. Polskie Centrum Pomocy Międzynarodowej (PCPM) finansowane przez UNHCR uruchamia drugą fazę projektu związanego z zapomogami pieniężnymi dla uchodźców ukraińskich w Polsce. Projekt obejmie 1200 rodzin z województwa lubelskiego.

 

OBECNIE POSZUKUJEMY:

Koordynatora/ki ds. operacyjnych/operation officer

Koordynator ds. Operacyjnych jest odpowiedzialny za planowanie i nadzór działania mobilnych punktów rejestracji uchodźców zgodnie z ustaloną procedurą. Praca polega również na ciągłym usprawnianiu działań operacyjnych, systemów zarządzania i wdrażaniu dobrych praktyk.

MIEJSCE PRACY:

Lublin

JAKIE BĘDĄ TWOJE OBOWIĄZKI?

  • Wsparcie koordynatora projektu w zakresie działań operacyjnych
  • Zarządzanie personelem (organizacja pracy, funkcje liderskie)
  • Tworzenie codziennych i tygodniowych planów działania oraz rejestracji uchodźców z uwzględnieniem dostępnych zasobów ludzkich i czasowych
  • Planowanie tras rejestracji mobilnych
  • Koordynacja warsztatów, wydarzeń i szkoleń
  • Rozwój relacji Fundacji z lokalnymi władzami
  • Monitorowanie działań i przeprowadzanie regularnych kontroli w zakresie działań operacyjnych projektu
  • Nadzór nad dokumentacją logistyczną oraz komunikacją pomiędzy biurem w głównej siedzibie w Warszawie, kierowcami i logistykiem
  • Zarządzanie biurem w Lublinie, organizacja wizyt partnerów i innych członków Fundacji
  • Koordynacja prac administracyjnych
  • Nadzór nad prawidłowym przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych

TA PRACA JEST DLA CIEBIE, JEŚLI:

  • Masz min. dwuletnie doświadczenie w kierowaniu zespołem młodych entuzjastów w międzynarodowym zespole
  • Cechuje Cię dokładność i uporządkowany tryb pracy
  • Dysponujesz bardzo dobrą znajomość języka angielskiego a język polski albo ukraiński jest Twoim językiem ojczystym
  • Masz doświadczenie w pracy z komputerem, oprogramowaniem MS Office, Teams i Google Drive
  • Potrafisz optymalnie organizować pracę swoją i innych
  • Praca pod presją czasu daje Ci satysfakcję

CO OFERUJEMY W ZAMIAN:

  • 2-miesięczny kontrakt (umowa zlecenie albo B2B) w wymiarze 40 godzin tygodniowo
  • Atrakcyjne wynagrodzenie
  • Możliwość dalszego rozwoju kariery w strukturach PCPM
  • Prace nad projektami rozwojowymi i humanitarnymi
  • Sprzyjające warunki pracy

Wszystkie zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV do dnia 4 listopada włącznie, mailowo na adres: [email protected] z wyraźnym zaznaczeniem stanowiska poprzez wpisanie w tytule maila „Operation Officer Lublin”. Zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi tylko na wybrane oferty. Warunkiem uczestnictwa w procesie rekrutacji jest zawarcie w CV oświadczenia następującej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Polskie Centrum Pomocy Międzynarodowej, ul. Sarmacka 14/15, 02-972 Warszawa, dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu tej oraz przyszłych rekrutacji”. Informujemy, że kandydatom przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich poprawiania, a także usunięcia. Podanie danych osobowych, jest dobrowolne, jednak niezbędne dla udziału w procesie rekrutacji.

Position: Operation officer in Lublin

Description: The PCPM Foundation has been implementing humanitarian aid projects since the beginning of the war and supporting the affected persons by the crisis and refugees from Ukraine who found shelter in Poland. Funded by UNHCR, The Polish Center for International Aid (PCPM) is launching the second phase of its multi-purpose cash assistance (MPCA) project for Ukrainian refugees in Poland. The activity will involve 1,200 families in the city of Lublin and its surrounding. 

Job Overview:  The Operation officer will be responsible for preparing and monitoring the mobile registration units in compliance with relevant SOPs. The Operation Manager will oversee the overall work of the registration units and thermal upgrade works while ensuring proper implementation of registration as well as improving operational management systems, processes, and best practices. 

Tasks and responsibilities:

  • Assist the project manager in supporting the operations.
  • Develop and prepare day to day or weekly schedule of movement and registration. Ensure the preparation of a realistic schedule allowing adequate time for operations and registrations.
  • Coordinate with logistician to take care of all the logistical needs according to the procedures and project’s needs.
  • Coordinate workshops, events, and training.
  • Develop and ensure ongoing relationships with local authorities and all relevant stakeholders.
  • Conduct regular checkups and monitoring of activities.
  • Ensures that the required logistical documentation is completed. Establish and maintains appropriate filing systems for office correspondence in cooperation with logistician and drivers.
  • Ensure that the office is run professionally and responsibly including hosting guests and team members.
  • Coordinate any other necessary administrative and office management details.
  • Ensure strict information management and data protection protocols are respected and followed during the implementation of the project.

      Working time: 40 hours per week for a period of 2 months 

Employment conditions: Employment contract for a period of 2 months with the possibility of further cooperation

Place of work: This position is based in Lublin with field visits in the lubelskie voivodeship. The position might require some travel inside Poland to support other teams and meetings at PCPM office or partners’ office in Warsaw.

Requirements:

  • Detailed oriented and structured.
  • Strong organizational skills; ability to interact effectively with international and national personnel.
  • Excellent written and spoken Polish and English.
  • Proficiency in computers, office software (MS Word, Excel, etc.), teams and google drive.
  • A demonstrated ability to multi-task and process information into action to meet deadlines.
  • Education: Bachelor’s degree preferable in Business administration or any related field.
  • Experience: Minimum 2 years of progressive relative experience.

Language: Fluency in both oral and written communication in Polish and preferably English.

We offer:

  • Opportunities to develop your career 
  • Work on development and humanitarian projects
  • Favorable working conditions
  • Promotion opportunity

How to apply 

Please submit your CV before November 4, 2022 on [email protected] 

Only short-listed candidates will be contacted.