Kierownik centrum rejestracji – Head of the Registration Center

Stanowisko: Kierownik centrum rejestracji

Liczba stanowisk: 1

Ogólne informacje o stanowisku: Kierownik Centrum Rejestracji jest odpowiedzialny za świadczenie usług rejestracji i ochrony w centrum. Udzieli zespołowi wsparcie techniczne w celu zapewnienia skutecznej pomocy humanitarnej oraz poszanowania godności uchodźców. Wszystkie działania realizowane w centrum będą nadzorowane przez kierownika centrum zgodnie z najwyższymi standardami operacyjnymi i humanitarnymi.

Zadania i obowiązki: 

• Monitorowanie procesu rejestracyjnego (w tym sesji informacyjnych).
• Nadzorowanie personelu rejestracyjnego w trakcie pracy.
• Dbałość o wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami (tj. osoby niepełnosprawne).
• Wsparcie zespołu rejestracyjnego w udzielaniu właściwej pomocy (prowadzenie szkoleń dla pracowników i ocena pracy).
• Zapewnienie uchodźcom profesjonalnego dostępu do rzetelnych informacji o programach pomocowych.
• Wsparcie rozwiązywania problemów i monitorowanie we właściwym czasie wszystkich otrzymanych zapytań/skarg. Zapewnienie prawidłowego rozwiązywanie problemów i raportowania skarg.
• Monitorowanie procesu rejestracyjnego zgodnie ze standardami i polityką ochrony danych.
• Przygotowanie i składanie raportów okresowych szefowi centrum rejestracji.

Czas pracy: 40 godzin tygodniowo przez okres 2 miesięcy  

Warunki zatrudnienia: Umowa zlecenie na okres 2 miesięcy z możliwością dalszej współpracy

Miejsce pracy: Lublin.  Możliwe podróży wewnątrz Polski (np. na spotkania w biurze PCPM lub partnerów w Warszawie).

Wymagania:

• Tytuł licencjacki lub magisterski w zakresie pracy społecznej, administracji biznesu, ekonomii, statystyki, zarządzania danymi, lub dziedziny pokrewnej.
• Dwuletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie pokrewnej.
• Znajomość programów ochrony, rejestracji i pomocy dla uchodźców.
• Doświadczenie w pracy z bazami danych.
• Dobra znajomość obsługi danych poufnych i statystycznych.
• Dobre umiejętności komputerowe, zwłaszcza w zakresie wprowadzania danych i zarządzania nimi.
• Bardzo dobre umiejętności komputerowe.
• Silna komunikacja i umiejętności interosobowe.
• Zdolność do pracy pod presją czasu w konteście kryzysowym, niezależnie i z ograniczonym nadzorem.
• Uważność na szczegóły podczas gromadzenia danych.
• Biegłość w pisanym i mówionym języku polskim, ukraińskim lub rosyjskim. Angielski jest mile widziany.

Oferujemy:

• Możliwości rozwoju kariery
• Prace nad projektami rozwojowymi i humanitarnymi
• Sprzyjające warunki pracy
• Możliwość promocji

Jak składać

Prześlij CV do 7 czerwca 2022 r. na: [email protected]

Skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami, którzy przeszli do kolejnego etapu rekrutacji.

***

Position: Head of the Registration Center

Number of positions: 1

Description: The PCPM Foundation has been implementing humanitarian aid projects since the beginning of the war and supporting the affected persons by the crisis and refugees from Ukraine who found shelter in Poland. Funded by UNHCR, The Polish Center for International Aid (PCPM) is launching a multi-purpose cash assistance (MPCA) project for Ukrainian refugees in Poland. Initially, the project will involve 3,000 families in the city of Lublin. The program will provide financial aid for 3 months until refugee families are covered by the state social security system.

Job Overview: The Head of the Registration Center is responsible for the design, establishment and overall management of the Registration Center and ensuring its conformity with the Humanitarian standards. S/he will participate in coordination meetings with donors and partners.

Tasks and responsibilities:

• Coordinate the planning, design, establishment and implementation of the Registration Center.
• Implement the proper registration strategy in accordance with PCPM and its donor’s standards.
• Supervise the establishment and functioning of the Registration mechanism.
• Manage the Registration center operations, including assessment of training needs, and mentoring of staff.
• Perform day-to-day supervision of the Registration Center.
• Support the Project Manager in coordinating with donors, local authorities, and NGOs.

• Report immediately any challenge faced (including compliance with PCPM code of conduct).
• Monitor and report field challenges as well as contribute to improving existing processes and procedures.
• Prepare and submit periodical reports to the Project Manager.

Working time: 40 hours per week for a period of 4 months

Employment conditions: contract for a period of 4 months with the possibility of further cooperation

Place of work: This position is based in Lublin. The position might require travel inside Poland (e.g., for meetings at PCPM office or partners’ office in Warsaw).

Requirements:

• Bachelor’s degree in social work, Business Administration, Economics, Statistics, Information management, or related fields.
• 3 years’ experience in developing and managing Registration activities.
• Knowledge of the principles of protection, registration, and assistance to refugees.
• Experience in working with different software or databases.

Experience in team management, leading large-scale projects.

• Experience in Monitoring & Evaluation.
• Good knowledge of handling confidential data.
• Very good computer skills.
• Good understanding of humanitarian principles.
• Excellent interpersonal, communication, public speaking, and strategic planning skills.
• Ability to work under pressure in an emergency context, independently and with limited supervision.
• Fluency in written and spoken Polish and English. Ukrainian or Russian are an asset.

We offer:

• Opportunities to develop your career
• Work on the development and humanitarian projects
• Favorable working conditions
• Promotion opportunity

How to apply

Please submit your CV before June 7, 2022 on [email protected]

Only short-listed candidates will be contacted.