Kierownik projektu – Project Manager

Liczba stanowisk: 1

Ogólna informacja o stanowisku: Kierownik projektu odpowiada za wdrożenie programu zapomóg pieniężnych skierowany do uchodźców z Ukrainy w celu zapewnienia im doraźnego wsparcia.

Zadania i obowiązki: 

 Wdrażanie projektu

• Ogólne zarządzanie projektem: wdrażanie i monitorowanie działań projektowych i zapewnienie ich realizacji zgodnie z harmonogramem działań.
• Opracowanie planu pracy zgodnie z podpisaną umową partnerską z donorem.
• Zapewnienie efektywnej alokacji zasobów projektu.
• Planowanie budżetu i działań we współpracy z działem finansowym.
• Sprawdzanie list beneficjentów i koordynacja z partnerami, aby uniknąć powielania pomocy.
• Współpraca z pracownikami monitoringu i ewaluacji w celu zapewnienia oczekiwanych rezultatów.
• Osiągnięcie oczekiwanych rezultatów projektu (w tym jakości i właściwe alokowanie kosztów i czasu).
• Wsparcie zespołu w rozwiązywaniu problemów.
• Przeprowadzenie regularnych wizyt w terenie w celu monitorowania działań.
• Zapewnienie zgodności ze standardami jakości i wymogami donora.
• Szczytanie i kompilacja raportów z poszczególnych działań.
• Przygotowanie okresowych raportów dla kierownictwa i donora.

Zarządzanie zespołem

• Podział zadań i obowiązków zespołu.
• Zarządzanie i kierowanie zespołem odpowiedzialnym za planowanie i wdrażanie działań.
• Wsparcie zespołu w przekazaniu przejrzystych informacji na temat dostępnej pomocy.
• Upewnienie się, że praca zespołu jest dobrze zorganizowana podczas każdej dystrybucji.
• Nadzorowanie codziennej pracy zespołu.
• Przeprowadzanie regularnych spotkań w celu zapewnienia prawidłowego wdrożenia działań.
• Szkolenie i motywowanie zespołu.

Koordynacja

• Koordynacja z partnerami w celu monitorowania postępów i wyników projektu.
• We współpracy z działem finansowym, zapewnienie przestrzegania wszystkich wymogów finansowych projektu.
• Zapewnienie właściwej archiwizacji dokumentów projektowych.
• Koordynacja z partnerami i grupami roboczymi. Wsparcie mechanizmu skierowań we współpracy z Grupą Roboczą ds. Zapomóg Pieniężnych.
• Rozwijanie i utrzymywanie dobrych relacji z interesariuszami oraz reprezentowanie PCPM na spotkaniach.
• Współpraca z władzami lokalnymi, liderami społeczności, beneficjentami i lokalnymi partnerami.

Czas pracy: 40 godzin tygodniowo przez okres miesięcy  

Warunki zatrudnienia: Umowa zlecenie na okres 6 miesięcy z możliwością dalszej współpracy

Miejsce pracy: Lublin.  Możliwe podróży wewnątrz Polski (np. na spotkania w biurze PCPM lub partnerów w Warszawie).

Wymagania:

• Tytuł licencjacki lub magisterski z Ekonomii, Biznesu, Administracji lub dziedziny pokrewnej.
• 3-letnie doświadczenie w opracowywaniu i zarządzaniu projektów pomocowych związanymi z dystrybucją zapomóg pieniężnych.
• 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu zespołem i dużymi projektami.
• Doświadczenie w monitorowaniu i ocenie.
• Dobre zrozumienie zasad humanitarnych.
• Doskonałe umiejętności interosobowe, komunikacyjne, społeczne i strategiczne.
• Biegłość w pisanym i mówionym języku angielski. Polski, ukraiński lub rosyjski jest mile widziany.

Oferujemy:

• Możliwości rozwoju kariery
• Prace nad projektami rozwojowymi i humanitarnymi
• Sprzyjające warunki pracy
• Możliwość promocji

 Jak składać:

Prześlij CV do 7 czerwca 2022 r. na [email protected]

Skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami, którzy przeszli do kolejnego etapu rekrutacji.

***

Position: Project Manager

Number of positions: 1

Description: The PCPM Foundation has been implementing humanitarian aid projects since the beginning of the war and supporting the affected persons by the crisis and refugees from Ukraine who found shelter in Poland. Funded by UNHCR, The Polish Center for International Aid (PCPM) is launching a multi-purpose cash assistance (MPCA) project for Ukrainian refugees in Poland. Initially, the project will involve 3,000 families in the city of Lublin. The program will provide financial aid for 3 months until refugee families are covered by the state social security system.

Job Overview: The Project Manager will be responsible for the Multi-Purpose Cash Assistance project targeting Ukrainian refugees’ households to provide them with a time-critical assistance allowing them to meet their basic needs.

Tasks and responsibilities:

Project implementation

• Overall management of the project: follow-up the planning, implementation and monitoring of project activities and ensure their implementation as per the project timeline.
• Elaboration of work plan based on the signed partnership agreement with the donor.
• Ensure effective allocation of project’s resources.
• Ensure budget forecast and follow-up in collaboration with the finance department.
• Ensures crosscheck of beneficiary lists and coordination with key stakeholders to avoid duplication of assistance with respect to data protection policies.
• Collaborate with the M&E department to comply with the project’s outputs and outcomes.

• Ensure achievement of project deliverables in terms of cost, time, and quality.
• Record, highlight, and manage project issues and take matter to higher authorities when necessary.
• Resolve cross-functional challenges at project level.
• Conduct regular field visits.
• Ensure compliance to partnership agreement and quality standards.
• Review and compile all project reports.
• Present periodic reports to the top management and donor.

Team Management

• Divide and allocate tasks and responsibilities between team members.

• Manage and lead team in charge of planning and implementation. Manage the Project team to ensure the high quality of the data collected during the assessment. Follow-up with the team to ensure that the targeted communities receive transparent information on the project activities. Ensure that the work of the team is highly organized during each distribution.
• Supervise and control daily work of team.
• Conduct regular meetings to ensure proper implementation.
• Train and motivate the team.

Coordination

• Coordinate with external relations to monitor project progress and performance.
• Coordinate with finance department on all required financial issues related to implementation.
• Maintain project files in an organized manner.
• Coordinate and follow-up with partners and working groups. Set the appropriate referral mechanism in coordination with the Cash Working Group.
• Develop and maintain good relationships with stakeholders and represent PCPM at meetings.
• Communicate and liaise with local authorities, community leaders, beneficiaries, and local partners.

Working time: 40 hours per week for a period of 6 months

Employment conditions: contract for a period of 6 months with the possibility of further cooperation

Place of work: This position is based in Lublin. The position might require travel inside Poland (e.g., for meetings at PCPM office or partners’ office in Warsaw).

Requirements:

• Bachelor or Master’s degree level in Economics, Business Administration or equivalent field.
• 3 years’ experience in developing and managing Cash Based Assistance projects.
• 5 years’ experience in team management, leading large-scale projects.
• Experience in Monitoring & Evaluation.
• Good understanding of humanitarian principles.
• Excellent interpersonal, communication, public speaking, and strategic planning skills.
• Fluency in written and spoken English. Polish, Ukrainian or Russian are an asset.
• We offer:
• Opportunities to develop your career
• Work on development and humanitarian projects
• Favorable working conditions
• Promotion opportunity

How to apply

Please submit your CV before June 7, 2022 on [email protected]

Only short-listed candidates will be contacted.