Zapraszamy do złożenia oferty na realizację zamówienia Organizacja wydarzenia integracyjnego w Białymstoku nr ZAM/FAMI/13 z dnia 29/11/2024

Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali, zapewnienie cateringu oraz przeprowadzenie wydarzenia integracyjnego o tematyce świątecznej dla osób dorosłych i dzieci. Wydarzenie ma odbyć się w Białymstoku lub w jego okolicach (maks. 15 km od granic miasta) w terminie od 8 do 22 grudnia.

Specyfikacja wydarzenia integracyjnego

Wydarzenie będzie trwało 2-3 godziny i jego celem jest integracja osób uchodźczych z Ukrainy z mieszkańcami Polski poprzez prezentację zwyczajów i tradycji świątecznych obu kultur.

Program wydarzenia powinien obejmować:

• Prezentację polsko-ukraińskich zwyczajów i tradycji świątecznych.
• Animację gier, zabaw i warsztatów związanych z tradycjami obu kultur.
• Rozdawanie upominków przez Mikołaja z Laponii wraz z możliwością wspólnych zdjęć.
• Zapewnienie lekkiego cateringu (kawa, herbata, słodkie przekąski).
• Organizację strefy rejestracji uczestników wydarzenia.
  

Wydarzenie skierowane jest do uchodźców z Ukrainy mieszkających w ośrodkach zbiorowego zakwaterowania lub korzystających z programu „Wspólnie do Niezależności”. Wszystkie aktywności mają być prowadzone w języku ukraińskim i polskim, z możliwością zaangażowania tłumacza.

Struktura wydarzenia

Spotkanie ma na celu integrację około 30-40 osób pochodzenia ukraińskiego z uczestnikami z Polski. Program zawiera część warsztatową, podczas której prezentowane będą tradycje świąteczne, a także wykład o zwyczajach wigilijnych. Spotkanie zakończy się luźną częścią, umożliwiającą swobodną interakcję uczestników.

Przedmiot zamówienia obejmuje

• Prowadzenie wydarzenia w językach ukraińskim i polskim z wykorzystaniem materiałów własnych.
• Wynajem sali.
• Usługę cateringu (serwis kawowy i przekąski).
• Organizację wizyty Mikołaja z Laponii.

Za przygotowanie materiałów merytorycznych odpowiada Wykonawca. Upominki świąteczne, wręczane przez Mikołaja, zostaną zamówione osobno przez Zamawiającego i nie są objęte niniejszym zamówieniem.

Wymogi merytoryczne

Osoby prowadzące wydarzenie powinny posiadać doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń świątecznych i integracyjnych. Mile widziane jest doświadczenie w pracy z uchodźcami oraz znajomość tradycji polsko-ukraińskich.

Formy współpracy

Preferowana jest współpraca z firmami lub osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, które wystawiają fakturę VAT. 

Szczegółowy opis ogłoszenia oraz formularz ofertowy, za pomocą którego należy przesyłać ofertę znajduje się w załącznikach poniżej:

Ogłoszenie o zamówieniu
Formularz ofertowy

Zgłoszenie należy odesłać przy użyciu formularza ofertowego na adres [email protected] do dnia 06.12.2024 do godz. 23:59.